Senin, 02 Januari 2012

PERUBAHAN (Change)

Pertemuan 11

Perubahan

Managing Resistance to Change
• Why People Resist Change?
  • Ketidakjelasan dan ketidakpastian
  • Nyaman dengan kebiasaan lama
  • Kekhawatiran kerugian pribadi
  • Keyakinan bahwa perubahan tidak menguntungkan organisasi

Persoalan dlm Perubahan Organisasi
• Perubahan Budaya Organisasi
  • Budaya kebal terhadap perubahan
  1. Pembentukannya membutuhkan waktu yang lama
  2. Cenderung menjadi berurat dan berakar
  • Faktor situasi dalam perubahan budaya:
  1. Terjadi krisis yg dramatis
  2. Pergantian Pimpinan
  3. Organisasinya muda dan kecil
  4. Budayanya lemah



Merangsang Inovasi

• Kreativitas
Ø  Kemampuan untuk menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik atau membuat hubungan yg tidak biasa di antara ide-ide.
• Inovasi
Ø  Proses mencari ide kreatif dan mengubahnya menjadi produk, jasa, atau metode kerja yang bermanfaat.

Merangsang & Memelihara Inovasi
• Variabel Struktur
  1. Struktur organik
  2. Ketersediaan sumber-sumber yang melimpah
  3. Komunikasi yang terus menerus
  4. Meminimalisasi tekanan waktu
  5. Dukungan pekerjaan & Non pekerjaan

PENGAWASAN (Controlling)

Pertemuan 10
Pengawasan 

Setelah belajar Penggerakan dan Kepemimpinan, selanjutnya tentunya ada suatu monitoring / pengawasan supaya dalam mengelola SDM tidak menjadi sia-sia  dan menjadi efektif.

Pengawasan Adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajemen tercapai



1. Pengawasan pendahuluan : bersifat aktif-agresif
2. Pengawasan berhenti-terus : penyetujuan terhadap proses yang ada
3. Pengawasan umpan balik : bersifat historis


Ada 5 macam proses pengawasan Proses pengawasan :

1. Penetapan standart pelaksanaan : target penjualan, keselamatan kerja
3 standart umum :
- Fisik (terhadap produk)
- Moneter (terhadap penghasilan)
- Waktu (batas waktu produksi)
2. Penetapan pengukuran pelaksaan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
- Pengamatan
- Laporan
- Metoda otomatis
- Inspeksi
4. Perbandingan dan analisa penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi (opsional)


Pengawasan penting untuk :

1. Perubahan lingkungan organisasi
2. Peningkatan kompleksitas organisasi
3. Kebutuhan pendegelasian wewenang


Perancangan proses pengawasan :

- Merumuskan hasil yang diinginkan
- Menetapkan penunjuk hasil
- Menetapkan standart untuk penunjuk hasil
- menetapkan jaring informasi dan umpan balik -> atasan dan bawahan
- Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

PERLU DIINGAT!!
Pengawasan yg berlebihan -> menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas, dan pada akhirnya merugikan organisasi
Pengawasan yg kurang  -> pemborosan sumber daya & sulit mencapai tujuan


Pengawasan yang efektif:

1. Akurat
2. On-time
3. Obyektif
4. Terpusat
5. Realistis
6. Terkoordinir
7. Fleksibel
8. Sebagai penunjuk dan operasional
9. Dapat diterima


Metoda pengawasan : kualitif dan kuantitatif

Instrumen pengawasan :
- Standart hasil
- Anggaran
- Data statistik
- Laporan
- Auditing
- Observasi

Komunikasi dan Kepemimpinan

Pertemuan 9 
Komunikasi & Kepemimpinan

Komunikasi, Semua orang butuh komunikasi untuk melagsungkan kehidupannya. Salah dalam berkomunikasi bisa berakibat fatal dalam kehidupan. Ada orang bilang, bila Seseorang dapat memanfaatkan dan meng-efektifkan komunikasi, ia yang akan "menguasai dunia". That's it. So, How about us?? Whether we have learned about communication??

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seorang ke orang lain. Komunikasi dapat dislurkan lewat lisan, tulisan, dan body language.

komunikasi dapat dilakukan seseorang dapat berfungsi sebagai :
- Fungsi Kontrol : Pengendali perilaku
- Fungsi Motivasi : faktor meningkatkan motivasi
- Fungsi Ekspresi Perasaan : penyampai perasaan pada orang lain
- Fungsi Informasi : Penyampai data / informasi, lebih lanjut berguna untuk mengambil keputusan

Model proses komunikasi ialah sebagai berikut :
- Sumber (source)
- Pengubahan berita dalam bentuk sandi / kode (encoding)
- Pengiriman Berita (transmitting the message)
- Penerima Berita
- Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding)
- Umpan balik (feed back)

Manfaat Berkomunikasi lisan (orang/ telepon / radiotape) :
- Adanya kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima
- Memungkinkan komunikasi non verbal (gerakan tubuh, intonasi, suara)
- Disampaikannya berita secara tepat dan memungkinkan umpan balikdiperoleh segera

Manfaat berkomunikasi tulis (memo/ surat/ laporan) :
- Penyelesaian laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang


Berikut ini adalah jenis-jenis / tipe dari saluran komunikasi :
1. Komunikasi Vertikal 
- komunikasi kebawah (memberikan pengarahan, informasi, instruksi,  dll)
- komunikasi keatas ( laporan periodik, gagasan, penjelasan)
2. Komunikasi Lateral / Horizontal
- komunikasi antar anggota dalam kelompok yang sama
- komunikasi antar departemen pada tingkatan organisasi yang sama
- bersifat koordinatif
3. Komunikasi diagonal


hambatan - hambatan apa saja yang mengurangi efektifitas dari komunikasi??
1. Hambatan - hambatan Organisasional
- Tingakatan hierarki
- Wewenang manajerial
- Spesialisasi
2. Hambatan - hambatan antar pribadi
- Persepsi Selektif
- Status / kedudukan komunikator
- keadaan membela diri
- Pendengaran lemah
- Ketidaktepatan penggunaan bahasa

Selain hambatan, ada juga cara untuk meningkatkan efektifitas dari komunikasi, yaitu :
- Kesadaran akan komunikasi efektif
- Penggunaan umpak balik (maksudnya balasan)
- Menjadi komunikkator yang lebih efektif


KEPEMIMPINAN



Pada kesempatan ini kita akan belajar tentang arti dari kepemimpinan dan unsur - unsur apa saja yang ada dalam kepemimpinan, atau yang sering kita sebut dengan LEADERSHIP. 
Sebelum lebih lanjut, baiknya kita membedakan dulu arti dari Kepemimpinan dan Kekuasaan (Beda lhoo)
- KEPEMIMPINAN = Kemampuan untk mempengaruhi kelompok menuju pencapaian sasaran
- KEKUASAAN = Kemampuan untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar melakukan sesuatu (meskipun tidak diiginkan)

Ada beberapa macam teori kepemimpinan, diantaranya adalah :

1. The Great Man Theory
- Pada teori ini kepemimpinan adalah bakat sejak lahir atau bawaan dari keturunannya.
- Para pemimpin dilahirkan, bukan diciptakan
- Asal raja menjadi Raja

2. Trait Theory
- Ada karakteristik seseorang (personality trait) yang membedakan seorang pemimpin dengan yang bukan pemimpin. ex : Kemampuan adaptasi terhadap situasi, kepekaan sosial, ambisius, kooperatif, decisive, dapat diandalkan,percaya diri, keinginan untuk mendominasin resistance terhadap stress, cerdas, dll
- Seseorang bisa dikatakan pemimpin bila memiliki sifat seorang pemimpin, beda dengan the Great Man Theory yang menyatakan pemimpin adalah harus sejak lahir
- Keefektifan pemimpin juga ditentukan oleh sifat, peranggai  atau ciri kepribadian yang bkan saja bersumber dari bakat tetapi dari pengalaman dan hasil belajar


Sifat-sifat kepemimpinan Trait theory :
- Kemampuan sebagai pengawas (supervisor ability)
- Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaan 
- Kecerdasan (kebijakan, daya pikir, kreatifitas)
- Ketegasan (decesiveness)
- Kepercayaan Diri
- Inisiatif, Kemampuan bertindak


3. Contingency Theory

- Kepemimpian dipengaruhi oleh situasi dimana faktor-faktor tertentu dari situasi menentukan ciri-ciri pemimpin yang sesuai untuk situasi tersebut
- Munculnya pemimpin dalam suatu organisasi tergantung pada aspek karakteristik birokrasi, organisasi informal, karakteristik hubungan antara atasan bawahan, rancangan tugas yang memungkinkan individu mencapai aktualisasi diri dan aspek kesesuaian antara sasaran organisasi dengan sasaran individual
para anggotanya (Bennis, 1981)



4. Behavioral Theory

-Yang membedakan antara seorangpemimpin dengan yang bukan pemimpinadalah adanya perilaku yang spesifik yang sengaja dibentuk untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif

Ada berbagai sub lagi tentang Behavioral thory :

A. Teory X & Y (McGregor)
B. Sistem Manajemen (Likert)
C. Kisi-kisi Manajerial (Blake and
Mouton)
D.Studi Ohio State

5. Big Bang Theory

–Suatu peristiwa besar menciptakan seseorang menjadi pemimpin
–Mengintegrasikan antara situasi dan pengikut
–Situasi mrpk peristiwa besar seperti revolusi, kekacauan/kerusuhan, pemberontakan, reformasi dll
–Pengikut adalah orang yang menokohkan seseorang dan bersedia patuh dan taat




PENGGERAKAN (Actuating)

Pertemuan 8
Penggerakan (Actuating)

      Nah kali ini kita akan membahas satu topik dalam sebuah pengendalian organisasi yaitu PENGGERAKAN atau yang dalam bahasa inggris disebut ACTUATING.
Pertanyaannya, mengapa kita harus belajar penggerakan? nah dalam sebuah oraganisasi, pastinya yang terpenting adalah SDM dari organisasi tsb. Dan tujuan dari penggerakan itu sendiri adalah untuk mengelola SDM menjadi lebih efektif dan menjadi lebih berkualitas.

Secara garis besar, fungsi dari penyusunan personalia SDM adalah sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa karyawan yang dipilih adalah kompeten
2. Memberikan karyawan pengetahuan dan keterampilan secara up-to-date untuk dapat melakukan pekerjaan mereka
3. Memastikan bahwa organisasi tsbmempertahankan karyawan yang kompeten dan berkinerja tinggi

Setelah kita mengerti akan fungsi dari penyusunan personalia, sekarang saya akan jelaskan secara singkat  bagaimana cara / proses / prosedur dari penyusunan personalia tsb?? berikut ini adalah proses bagaimana alur proses yang harus anda lakukan jika akan menyusun personalia :
1. Human resource Planning : Kita harus tahu dimana kita akan mengambil sumber daya tsb
2. Recruitment : Penarikan sejumlah calon2 karyawan yang segaris dengan sumber daya
3. Selection  Mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon-calon personalia
4. Orientation : Dirancang untuk membantu para individu yang terpilih untuk membiasakan diri dan
     menyesuaikan diri dalam organisasi
5. Training : bertjuan untuk meningkatkan potensi yang dimiliki individu untukmendorong efektifitas organisasi
6. Benefit : Pemberian balas jasa terhadap karyawan sebagai bentuk kepedulian organisasi thdp mereka
7. Compensation : Pelaksanaan kompensasi sebagai motivasi untuk pelaksanaan kerja yang akan datang
8. Career Development : Perencanaan pengembangan karir yang mencakup transfer, promosi, penugasan 
     kembali, pemecatan, pemberhentian atau pensiun


Setelah mengetahui Proses penyusunan personalia pada suatu organisasi, manajer perlu juga tahu ttg proses perencanaan untuk SDM, yaitu Memastikan bahwa organisasi memiliki jumlah dan jenis orang di tempat yabg tepat dan pada saat yang tepat, yang mampu secara efektif dan efisien melaksanakan tugasnya.


Penilaian untuk SDM saat ini : 
1. Inventarisasi SDM
2. Job Analysis - yaitu penilaian yang mendefinisikan secara langsung job mana yang paling tepat untuk
     karyawan
3. Deskripsi pekerjaan - sebuah pernyataan tertulis dari organisasi meliputi tugas, tanggung jawab, dan
     hubungan lini
4. Spesifikasi pekerjaan - Sebuah pernyataan tertulis dari kualifikasi minimum yang harus dimiliki seseorang 
     untuk melakukan pekerjaan yang diberikan berhasil


Motivasi


Motivasi adalah segala sesuatu yang membuat seseorang bertingkah lakutertentu atau paling tidak berkeinginan untuk bersikap tertentu


Ada beberapa teori motivasi yang dikemukakan oleh banyak orang, ini adalah berikut beberapa teori motivasi yang dikemukakan :


1. Teori Maslow - Maslow menklasifikasi teori motivasi menjadi 5 kebutuhan dasar pada manusia yang dapat kita motivasi, yaitu , 1. kebutuhan Fisiologis spt: makan, minum, tmpt tinggal, 2. Kebutuhan akan Keamanan dan Keselamatan spt: bebas dari ancaman 3. Kebutuhan Sosial spt: rasa memiliki, berafiliasi, rasa cinta, 4. Kebutuhan harga Diri spt: Pengharagaan diri, otonomi, status, pernghormatan, atensi. 5. Kebutuhan aktualisasi Diri spt: Meningkatkan penggunaan kemampuan , keahlian dan potensi.


Lalu ada teori kebutuhan dari Alfreder yang merupakan lanjutan dari teori Maslow yaitu:
1. Existence : Makan, Minuman, Udara
2. Relatedness : Hubungan Sosial, Hubungan antar Pribadi
3. Growth : Keinginan untuk mengembangkan diri


Kemudian ada Teori motivasi dari Frederick Herzberg yaitu :


1. Hygiene Factor, yaitu bila faktor ini ada maka karyawan akan puas , tetapi bila tak ada akan menimbulkan ketidakpuasan. Contoh : upah, jaminan pekerjaan, kondisi kerja, status
2. Motivation Factor, yaitu bila faktor tsb ada maka menggerakkan tingkat motivasi yang kuat dan dapat menghasilkan prestasi kerja yang baik pada keryawan, tetapi bila tidak ada maka tidak akan timbul ketidakpuasan yang berlebihan. Misalnya : prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan.


Ada satu teori lagi yaitu teori McClelland. Teori ini berkaitan erat dengan konsep belajar melalui kehidupan dalam suatu budaya. Tiga kebutuhan yang dipelajari melalui kebudayaan tsb adalah : 
1. Kebutuhan berprestasi (need of achievment) : Dorongan untuk mencapai bahkan melampaui standart yang telah dibuat
2. Kebutuhan berkuasa (need of power) : Keinginan untuk membuat orang lain melakukan cara yang dikehendaki.
3. Kebutuhan berafiliasi (need of afiliation) : Keinginan untuk menjalin hubungan akrab dan bersahabat.


Lalu terdapat juga Unsur-unsur dari manusia dalam Penggerakan menurut George. F.Terry yaitu : 
- Mendapatkan orang-orang cakap 
- Mengatakan kepada mereka apa yang ingin kita capai 
- Menerangkan cara mngerjakan 
- Memberikan otoritas
- Memberikan inspirasi untuk mencapai sasaran 


Untuk mendapatkan hal2 diatas maka dari itu para manajer harus memperhatikan : 
- Unsur manusia dalam segala tindakan manajerial
- Mencari keterangan akan kebutuhan karyawan\
- Memperhatikan kepentingan kelompok


Pada dasarnya, Kegiatan actuating bertujuan untuk : 
- Pemilihan orang yang tepat untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan dalam proses pengorganisasian
- Memberikan instruksi sebaik2nya dan mendorong orang untuk bekerja mencapai tujuan yang telah ditentukan  

M