Pengorganisasian

Pertemuan 5

Pengorganisasian

• Proses penyusunan struktur organisasi yang

   sesuai dengan tujuan organisasi dan sumber daya

   yang dimilikinya.

• Merupakan suatu proses untuk merancang

   struktur formal, mengelompokkan dan mengatur

   serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di

   antara para anggota organisasi, agar tujuan

   organisasi dapat dicapai dengan efisien

Konsep Dasar Pengorganisasian

• Dalam fungsi pengorganisasian, manajer

mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi

sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan

suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

• Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain

Organisasi.

• Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi

dinamakan dengan Struktur Organisasi.

• Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain

organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber

daya organisasi, terutama yang terkait dengan

pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki

organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja

tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan

Tujuan Pengorganisasian

• Membagi pekerjaan yg harus dilakukan ke sejumlah

departemen

• Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yg berkaitan

dengan masing-masing pekerjaan

• Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

• Membangun hubungan antar individu, kelompok dan

departemen

• Menetapkan garis wewenang

• Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber

daya organisasi

Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur

Organisasi

• Strategi Organisasi

Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan

saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan.

• Skala Organisasi

Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur

organisasi

• Teknologi

Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barangbarang

atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

• Lingkungan

Empat Pilar Pengorganisasian

(Four Building Blocks of Organizing)

• Pilar Pertama :

Pembagian kerja (division of work) / Spesialisasi

Kerja

• Pilar Kedua :

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Pilar Ketiga :

Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi

(hierarchy)

• Pilar Keempat :

Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan

aktifitas antar bagian dalam organisasi / koordinasi

(coordination)

Pilar Pertama :

Pembagian kerja (division of work)

• Pembagian Kerja -_

Upaya untuk menyederhanakan seluruh

kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun

dalam proses perencanaan) -- yang

mungkin saja bersifat kompleks — menjadi

lebih sederhana dan spesifik dimana setiap

orang akan ditempatkan dan ditugaskan

untuk setiap kegiatan yang sederhana dan

spesifik tersebut

Pilar Kedua:

Pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization)

• Setelah pekerjaan dispesifikasikan, kemudian

pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan

berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis.

• Pengelompokan Pekerjaan atau

Departementalisasi pada dasarnya adalah

Proses pengelompokkan dan penamaan bagian

atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria

tertentu.

Tipe Departementalisasi :

• Berdasarkan Fungsional

• Keuntungan

• Efisiensi dengan meletakkan orang-orang dengan

keahlian, pengetahuan dan orientasi yang sama

• Spesialisasi yang mendalam

• Kerugian

• Komunikasi yang buruk diantara bidang fungsional

• Pandangan yang terbatas ttg sasaran organisasi

• Berdasarkan Geografis

• Keuntungan

• Penanganan yg lebih efektif dan efisien thd masalah

regional yang muncul

• Melayani kebutuhan pasar geografis dengan lebih baik

• Kerugian

• Duplikasi fungsi

• Merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya

• Berdasarkan Produk

+ Memungkinkan spesialisasi dalam produk atau jasa tertentu

+ Manajer dapat menjadi lebih ahli dalam industri mereka

+ Lebih dekat dengan pelanggan

– Duplikasi fungsi

– Pandangan yang terbatas tentang sasaran organisasi

• Berdasarkan Proses

+ Arus kegiatan kerja yang lebih efisien

– Hanya dapat digunakan untuk jenis produk tertentu

• Berdasarkan Pelanggan

+ Customers’ needs and problems can be met by specialists

- Duplication of functions

- Limited view of organizational goals

Pilar Ketiga :

Penentuan Relasi antar bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

• Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian

dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara

horisontal.

• Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

– Rantai Komando

– Rentang Kendali/rentang manajemen

• Rantai Komando

Menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki

yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah.

Rentang Komando ini juga menjelaskan bagaimana batasan

kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke

bagian mana.

• Rentang Kendali / Rentang Manajemen

Terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu

departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer

departemen atau bagian tertentu

Faktor-faktor Rentang Kendali

• Keahlian dan kemampuan manajer

• Karakteristik Karyawan

• Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

• Kesamaan tugas

• Kerumitan tugas

• Standarisasi pekerjaan yg ditetapkan

Faktor-faktor faktor yang perlu dipertimbangkan dalam

penentuan luas rentang manajemen adalah :

• kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi

yang dilaksanakan oleh kelomplok kerja, rentangan

semakin melebar.

• kedekatan geografis : semakin dekat letak geografis

kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

• tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan :

semakin sedikit pengawasan langsung yang dibutuhkan,

rentangan semakin melebar.

• tingkat koordinasi yang dibutuhkan : semakin berkurang

koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin

melebar.

• perencanaan yang dibutuhkan : semakin sedikit

perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin

melebar.

• faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi.

Rentangan relatif melebar bila :

- pekerjaan bersifat rutin

- ketergantungan bawahan satu dg lainnya rendah

- prosedur dan metode baik dan telah diformalisasi

•faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan.

Rentangan relatif melebar, bila :

- bawahan terlatih baik utk pekerjaan tertentu

- bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat

• faktor-faktor yang berhubungan dengan atasan.

Rentangan relatif melebar bila :

- manajer terlatih baik dan berkemampuan tinggi

- atasan menerima bantuan dalam melakukan pengawasan

- atasan tidak memiliki kegiatan lain selain kegiatan pengawasan

- atasan lebih menyukai gaya pengawasan lepas dan tidak

Ketat

Sentralisasi & Desentralisasi

• Sentralisasi: Tingkat dimana pengambilan

keputusan terkonsentrasi pada satu titik dalam

organisasi

• Desentralisasi: Tingkat dimana karyawan tingkat

bawah memberikan masukan atau benar-benar

mengambil keputusan

• Sentralisasi & Desentralisasi tidak bersifat absolut.

Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

• Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan

seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian

dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai

secara efektif (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

3 Macam Saling Ketergantungan

(D. Thompson)

• Saling ketergantungan yang menyatu

• Saling ketergantungan yang berurutan

• Saling ketergantungan timbal balik